Plataforma Aljibe

Política de Privacidad

Última actualización: 19 de agosto de 2026.

Esta política explica cómo la plataforma Aljibe (la «Plataforma» o la «aplicación») trata la información personal de las personas que la utilizan y de los documentos y fuentes de datos que las entidades usuarias deciden conectar a ella.

Se refiere exclusivamente a la aplicación. El tratamiento derivado de la simple navegación por el sitio web informativo aljibe.co se rige por su propia política de privacidad.

1. Quién trata tus datos

La Plataforma es desarrollada y operada por Simbiótica Tec. S.Coop.Mad. («Simbiótica»), sociedad cooperativa con NIF F16354417 y domicilio en Calle Mayor, 26 - 2 b, 28801 Alcalá de Henares, Madrid. Puedes contactar con nosotras en hola@aljibe.co para cualquier cuestión relativa a la protección de datos.

Simbiótica es la única entidad que opera la Plataforma y la única responsable frente a ti de su funcionamiento.

2. Dos roles distintos: es importante distinguirlos

Aljibe trata dos tipos muy diferentes de información, y nuestro papel legal es distinto en cada caso:

Cuando actuamos como encargadas del tratamiento, la relación se regula además mediante el Acuerdo de Encargo de Tratamiento (DPA) suscrito con la entidad usuaria, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD»). Ese acuerdo, junto con los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma, prevalece sobre esta política en lo relativo a dichos contenidos.

3. Datos de cuenta y de uso de la Plataforma

Qué tratamos

• Datos de identificación y de cuenta: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, entidad u organización a la que perteneces, rol y permisos asignados dentro de la Plataforma.
• Credenciales de acceso, gestionadas a través de nuestro sistema de identidad. Las contraseñas se almacenan siempre de forma ininteligible y nunca son accesibles en claro.
• Credenciales de los conectores externos que autorices (véase el apartado 4), almacenadas cifradas y aisladas por organización.
• Datos técnicos y registros de actividad: dirección IP, fecha y hora, acciones realizadas en la aplicación, errores y trazas técnicas, necesarios para la seguridad, la trazabilidad y el diagnóstico de incidencias.

Para qué y con qué base legal

• Prestar el servicio: dar de alta y gestionar tu cuenta, controlar los accesos y permitirte usar las funcionalidades contratadas — base: ejecución del contrato con tu entidad o relación precontractual.
• Dar soporte y atender tus consultas e incidencias — base: ejecución del contrato.
• Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir accesos no autorizados, detectar abusos y mantener la trazabilidad de las operaciones — base: interés legítimo de Simbiótica y de las entidades usuarias.
• Mantener y mejorar la Plataforma, analizando el funcionamiento técnico y los patrones de uso de forma agregada — base: interés legítimo.
• Cumplir obligaciones legales, incluidas las derivadas de las ayudas públicas que financian el proyecto y las obligaciones contables y fiscales — base: cumplimiento de una obligación legal.
• Enviarte comunicaciones sobre el proyecto: invitaciones a talleres, encuestas y espacios de la comunidad Aljibe — base: tu consentimiento o el interés legítimo derivado de la relación existente. Puedes oponerte en cualquier momento.

4. Fuentes externas conectadas (conectores)

Aljibe permite conectar fuentes de datos externas —como Google Drive, Microsoft SharePoint o Nextcloud— para incorporar documentos a la Plataforma de forma automática. Estas conexiones funcionan así:

• La conexión solo se establece cuando una persona autorizada de tu entidad la activa expresamente y completa el proceso de autorización del proveedor correspondiente.
• Solicitamos únicamente los permisos mínimos necesarios para leer los documentos de las carpetas o ubicaciones que tú indiques y, si así lo configuras, para escribir en ellas los informes que Aljibe genere.
• Aljibe accede exclusivamente a las ubicaciones que hayas seleccionado, no a la totalidad de tu cuenta.
• Las credenciales y tokens de acceso se almacenan cifrados y aislados por organización, y se utilizan únicamente para las operaciones de sincronización que hayas configurado.
• Puedes revocar la autorización en cualquier momento, tanto desde la propia Plataforma como desde la configuración de seguridad de tu proveedor. Al hacerlo, Aljibe deja de acceder a la fuente de forma inmediata.

Uso de las APIs de Google

El uso y la transferencia por parte de Aljibe de la información recibida de las APIs de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

En particular, y respecto de los datos obtenidos a través de las APIs de Google:

• Los utilizamos únicamente para prestar y mejorar las funcionalidades de Aljibe que tú has solicitado y que te resultan visibles.
• No los transferimos a terceros salvo cuando resulte necesario para prestar el servicio, por motivos de seguridad, o por obligación legal.
• No los utilizamos ni los cedemos con fines publicitarios de ningún tipo.
• Ninguna persona puede leer estos datos, salvo que tú lo autorices expresamente, que sea imprescindible por motivos de seguridad (como investigar un abuso o un incidente), para cumplir la ley, o cuando se trate de datos agregados y anonimizados empleados para operaciones internas.

5. Tratamiento de los contenidos mediante ciencia de datos e IA

El objeto de la Plataforma es transformar los documentos de tu entidad en conocimiento accionable. Para ello, los contenidos incorporados se someten a procesos automatizados de extracción de texto, transcripción, clasificación, generación de resúmenes, búsqueda semántica y generación de respuestas asistida por modelos de lenguaje.

• Estos tratamientos se realizan por cuenta y siguiendo las instrucciones de tu entidad, en el marco del Acuerdo de Encargo de Tratamiento.
• Garantía de no-entrenamiento. Los contenidos de tu entidad no se utilizan para el entrenamiento (training) ni el ajuste fino (fine-tuning) de modelos de lenguaje fundacionales, ni propios ni de terceros compartidos con otras entidades. El procesamiento se limita estrictamente a la generación de índices vectoriales privados y a su uso en tiempo de ejecución para generar las respuestas que solicitas.
• Aislamiento por organización (tenant isolation): la información de cada entidad se mantiene separada de la del resto de entidades usuarias.
• No supervisamos el contenido. La Plataforma procesa la información de forma automatizada: no monitorizamos, inspeccionamos ni accedemos activamente al contenido semántico de tus archivos, transcripciones o índices vectoriales, salvo que resulte imprescindible para resolver una incidencia técnica a petición expresa de soporte, o por mandato legal imperativo.
• Los resultados generados por sistemas de IA son de naturaleza probabilística y pueden contener errores, invenciones («alucinaciones») o sesgos. La Plataforma está diseñada para asistir a las personas, no para sustituirlas: la intervención y supervisión humana es una condición esencial del servicio antes de tomar decisiones o difundir públicamente cualquier resultado.
• Aljibe no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos sobre las personas.

6. Con quién compartimos la información

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como subencargados del tratamiento, con los que hemos suscrito los contratos exigidos por la normativa:

Puedes consultar la política de protección de datos de Infomaniak en su sitio web.

Si modificamos la lista de subencargados, te lo notificaremos con antelación y tu entidad podrá oponerse en el plazo de diez (10) días naturales desde la notificación, en los términos previstos en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento.

Además, comunicaremos datos a las Administraciones públicas, Juzgados y Tribunales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado cuando exista una obligación legal de hacerlo.

Transferencias internacionales

La Plataforma se aloja en Suiza, país respecto del cual la Comisión Europea ha adoptado una decisión de adecuación, por lo que la transferencia de datos no requiere garantías adicionales.

No transferimos datos personales a terceros países fuera del Espacio Económico Europeo o sin decisión de adecuación, salvo que se establezcan los mecanismos oportunos para garantizar un nivel de protección adecuado conforme a la normativa europea —entre otros, la firma de Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea— o resulte aplicable alguna de las excepciones previstas legalmente.

7. Cuánto tiempo conservamos la información

• Los datos de cuenta se conservan mientras se mantenga la relación con tu entidad y tu cuenta permanezca activa.
• Los documentos y contenidos incorporados a la Plataforma se conservan mientras dure el servicio o hasta que tu entidad solicite su eliminación.
• Salida ordenada. Tras la baja efectiva, tu entidad dispone de un periodo de gracia de treinta (30) días para descargar sus documentos y exportar los resultados generados. Transcurrido ese plazo, procedemos a la eliminación segura y definitiva de todos los datos alojados en nuestra infraestructura —incluidos los índices vectoriales y los archivos del data lake— y de todas las copias existentes, salvo obligación legal de conservación.
• Los registros técnicos y de seguridad se conservan durante el periodo necesario para cumplir su finalidad de trazabilidad y seguridad.
• Una vez finalizados los plazos anteriores, los datos se bloquean y quedan a disposición exclusivamente de las autoridades competentes durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades.

Las copias de seguridad se eliminan conforme al ciclo de rotación establecido en nuestro procedimiento de copias de seguridad.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación. Entre otras:

• Cifrado de las comunicaciones y de las credenciales almacenadas.
• Control de acceso basado en roles y perfiles, conforme al principio de menor privilegio, con aislamiento por organización.
• Registro y trazabilidad de las operaciones relevantes.
• Copias de seguridad periódicas, almacenadas en emplazamiento separado, con verificación periódica de los procedimientos de recuperación.
• Segregación de los entornos de pruebas y de producción, sin uso de datos reales en pruebas.
• Procedimientos documentados de gestión de incidentes de seguridad, gestión de contraseñas, conservación de datos y privacidad desde el diseño y por defecto.

El detalle completo de las medidas figura en el Anexo I del Acuerdo de Encargo de Tratamiento.

En caso de producirse una violación de la seguridad de los datos personales, actuaremos conforme a nuestro procedimiento de incidentes y lo notificaremos sin dilación indebida a la entidad responsable y, en su caso, a la autoridad de control y a las personas afectadas, en los plazos previstos por la normativa.

9. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento y de forma gratuita los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad, así como el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas y a retirar el consentimiento que hubieras prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.

Para ejercerlos puedes:

• Escribir a hola@aljibe.co, indicando el derecho que deseas ejercitar.
• Dirigir una solicitud escrita a Calle Mayor, 26 - 2 b, 28801 Alcalá de Henares, Madrid.

Importante: si tus datos personales están contenidos en documentos incorporados a la Plataforma por una entidad usuaria, esa entidad es la responsable del tratamiento y deberás dirigirte a ella para ejercer tus derechos. Si nos escribes a nosotras, trasladaremos tu solicitud a la entidad correspondiente en el plazo de tres días hábiles y le prestaremos la asistencia necesaria para atenderla.

Solo en caso de que tengamos dudas razonables sobre tu identidad podremos solicitarte información adicional para verificarla.

Asimismo, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si consideras que se ha infringido la normativa de protección de datos en el tratamiento de tu información.

10. Menores de edad

La Plataforma está dirigida exclusivamente a entidades y a las personas que trabajan o colaboran en ellas. No está destinada a personas menores de edad, y no recabamos de forma consciente datos de cuenta de personas menores de 14 años.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en la Plataforma o en la normativa aplicable. Cuando los cambios sean relevantes, te los comunicaremos por los medios habituales de contacto o mediante un aviso en la propia aplicación, con antelación suficiente.

Esta política de privacidad ha sido revisada y publicada a fecha 19 de agosto de 2026.

12. Contacto

Para cualquier duda sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos: hola@aljibe.co — Simbiótica Tec. S.Coop.Mad., Calle Mayor, 26 - 2 b, 28801 Alcalá de Henares, Madrid.